Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

1. Anbieter von KIES – KI-Evidenz-System ist die BKData GmbH, Beethovenstr. 54, 48431 Rheine, Deutschland, Handelsregister HRB 15045, Amtsgericht Steinfurt. Vertreten durch Bernd-R. Krüger und Tyler Hardy Krüger. Vertragsbezogener Kontakt: webmaster@kies-online.cloud, Telefon 05971 8699752. Weitere Anbieterinformationen enthält das Impressum.

2. Diese AGB gelten für die entgeltliche Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Software KIES und der dazu vereinbarten Leistungen.

3. Vertragspartner können ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen sein. Verträge mit Verbrauchern werden nicht angeboten.

4. Der Besteller bestätigt, für einen solchen Vertragspartner und mit entsprechender Vertretungsbefugnis zu handeln. BKData kann angemessene Nachweise der geschäftlichen oder öffentlich-rechtlichen Eigenschaft verlangen.

5. Individuelle Vertragsabreden haben unabhängig von ihrer Form Vorrang. Abweichende AGB des Kunden gelten nur, soweit ihre Einbeziehung vereinbart wurde. Zwingendes Recht bleibt unberührt.

2. Vertragsgegenstand

1. KIES ist eine cloudbasierte Software zur strukturierten Erfassung, Verwaltung, Zuordnung, Pflege und Bereitstellung von Informationen, Dokumentationen und Evidenzen im Zusammenhang mit KI-Systemen, KI-Bots, KI-Agents und deren Use Cases.

2. Je nach gebuchtem Tarif können insbesondere Funktionen zur Verfügung stehen für:

• Mandantenverwaltung,
• Verwaltung von Auftraggebern,
• Verwaltung von KI-Bots und KI-Agents,
• Verwaltung von Use Cases,
• Erfassung und Verwaltung von Evidenzen,
• Evidenzstatus und Vollständigkeitsbewertungen,
• Dokumentenverwaltung,
• Freigaben,
• Kundenpakete,
• Exporte,
• Reports,
• Benutzer- und Rechteverwaltung,
• Schnittstellen und Zusatzmodule.

3. Art und Umfang der geschuldeten Leistungen bestimmen sich nach dem bei Vertragsschluss gewählten Tarif und der zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten oder individuell vereinbarten Leistungsbeschreibung.

4. Funktionen, die auf der Website oder innerhalb von KIES ausdrücklich mit

„IN PLANUNG“,

„geplant“,

oder vergleichbar als noch nicht verfügbar gekennzeichnet sind, sind nicht Bestandteil des vertraglich geschuldeten Leistungsumfangs, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

5. Insbesondere begründet die Darstellung zukünftiger Tarife oder Funktionen keinen Anspruch auf deren spätere Einführung, einen bestimmten Einführungstermin oder eine bestimmte Preisgestaltung.

6. Wird eine Beta- oder Preview-Funktion ausdrücklich als Bestandteil des gebuchten Tarifs vereinbart, ist sie in diesem vereinbarten Umfang geschuldet. Die Kennzeichnung allein schließt Mängelrechte oder die Haftung nach Ziffer 21 nicht aus. Für kostenlose Tests oder Sonderentwicklungen bedarf es gesonderter Vereinbarungen.

7. KIES schuldet die vertragsgemäße Bereitstellung der Software, nicht nur ein Bemühen um deren Betrieb. Individuelle Beratungs-, Schulungs- oder Entwicklungsleistungen werden nur bei gesonderter Vereinbarung geschuldet.

3. KIES als Evidenz- und Dokumentationssystem

1. KIES unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Dokumentation und Nachweisführung im Zusammenhang mit dem Einsatz und der Bereitstellung von KI-Systemen.

2. KIES ist insbesondere darauf ausgerichtet, Informationen und Evidenzen nachvollziehbar miteinander zu verknüpfen und für interne oder externe Prüf-, Dokumentations- und Nachweiszwecke bereitzustellen.

3. KIES ersetzt jedoch keine individuelle rechtliche, steuerliche, technische oder regulatorische Beratung.

4. Die Verwendung von KIES führt insbesondere nicht automatisch dazu, dass:

• sämtliche Anforderungen der DSGVO erfüllt sind,
• sämtliche Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 – AI Act – erfüllt sind,
• eine bestimmte Risikoklassifizierung eines KI-Systems zutreffend ist,
• eine Datenschutz-Folgenabschätzung entbehrlich ist,
• eine Konformitätsbewertung erfolgreich durchgeführt wurde,
• eine Zertifizierung vorliegt,
• ein behördlicher oder gerichtlicher Nachweis automatisch als ausreichend anerkannt wird.

5. Der Kunde bleibt für die fachliche und rechtliche Bewertung seiner KI-Systeme, Use Cases, Prozesse und eingebrachten Evidenzen verantwortlich.

6. Soweit KIES automatisierte Bewertungen, Hinweise, Vollständigkeitsanzeigen, Vorschläge, Textbausteine oder vergleichbare Assistenzfunktionen bereitstellt, dienen diese der Unterstützung des Anwenders. Sie sind vor ihrer Verwendung durch den Kunden fachlich zu prüfen.

7. KIES ist keine Zertifizierungsstelle, Konformitätsbewertungsstelle oder Behörde.

8. Die Verantwortung des Kunden für seine Inhalte lässt die Verantwortung von BKData für vereinbarte Softwarefunktionen, ordnungsgemäße Datenverarbeitung und eigene Pflichtverletzungen unberührt. KIES ersetzt keine Umsetzung der vom Kunden dokumentierten Maßnahmen in dessen KI-Systemen.

4. Vertragsschluss und Vertragsbeginn

1. Die Tarifdarstellung auf der Website stellt grundsätzlich eine Aufforderung zur Abgabe einer Bestellung dar, kein verbindliches Vertragsangebot von BKData.

2. Vor Abgabe seiner Bestellung erhält der Kunde Informationen zu Tarif und tatsächlichem Leistungsumfang, Nutzungslimits, Nettopreis und Umsatzsteuer, Abrechnung, Laufzeit, Kündigung, Support, Beginn der Leistung sowie die Vertragsunterlagen einschließlich dieser AGB, Leistungsbeschreibung und einschlägiger Anlagen. Er kann Eingaben vor dem Absenden prüfen und berichtigen. Vertragssprache ist Deutsch, soweit nichts anderes vereinbart wurde.

3. Mit Absendung der ausdrücklich als entgeltlich gekennzeichneten Bestellung gibt der Kunde ein verbindliches Vertragsangebot ab. Die elektronisch versandte Bestelleingangsbestätigung dokumentiert ausschließlich den Zugang des Angebots.

4. Der Vertrag kommt ausschließlich durch die ausdrückliche, manuell von BKData erklärte Vertragsannahme in Textform zustande. Weder eine automatische Eingangsbestätigung noch eine Rechnung oder eine Zahlung gilt als Annahme.

5. BKData erklärt die Annahme spätestens innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang des Angebots. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Annahme, ist der Kunde an das Angebot nicht mehr gebunden. Bei Nichtannahme entsteht keine Zahlungspflicht; etwaige bereits geleistete Zahlungen werden unverzüglich zurückerstattet. BKData kann Bestellungen insbesondere bei fehlender B2B-Eigenschaft, fehlender Vertretungsbefugnis oder Missbrauch ablehnen.

6. Mit der Annahme legt BKData den Vertragsbeginn fest und bestätigt ihn in Textform. Vertragsbeginn ist, soweit nichts anderes bestimmt wird, der Tag der Annahme; ein späterer Vertragsbeginn ist möglich. Annahme, Vertragsbeginn und Freischaltung des Zugangs sind getrennte Schritte. BKData schaltet den vertragsgemäßen Zugang zum bestätigten Vertragsbeginn frei, sofern die vereinbarten Voraussetzungen erfüllt sind. Der entgeltliche Leistungszeitraum und etwaige Mindestlaufzeiten beginnen mit dem bestätigten Vertragsbeginn. BKData bestätigt dem Kunden Beginn, Laufzeit und gegebenenfalls Enddatum in Textform.

7. Für nicht zur Verfügung gestellte Zeiträume, deren Verzögerung BKData zu vertreten hat, entsteht keine laufende Vergütungspflicht. Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

8. Individuell ausgehandelte Angebote gehen im vereinbarten Umfang vor. Dem Kunden werden seine angenommene Bestellung, die zum Vertrag gehörende AGB-Fassung, die Leistungsbeschreibung und weitere einbezogene Anlagen in dauerhaft speicherbarer Form, z. B. als E-Mail-Anhang, bereitgestellt.

5. Tarife und Leistungsumfang

1. KIES wird in unterschiedlichen Tarifen angeboten.

2. Zum Zeitpunkt dieser AGB sind insbesondere folgende Tarifgruppen vorgesehen:

• STARTER,
• BASIC,
• PROFI,
• EXPERT,
• ENTERPRISE.

3. Nicht jeder dargestellte Tarif muss jederzeit buchbar sein.

4. Für entgeltliche Bestellungen stehen nach Freischaltung der Bestellmöglichkeit die Tarife BASIC, PROFI und EXPERT in den jeweils angebotenen Vertragsvarianten nach Ziffer 6 zur Verfügung. STARTER und ENTERPRISE sind derzeit nicht allgemein buchbar. Welche Tarife zum jeweiligen Zeitpunkt verbindlich bestellt werden können, ergibt sich ausschließlich aus dem aktiven Bestellangebot.

5. Der geschuldete Leistungsumfang ergibt sich aus dem vereinbarten Tarif und seiner bei Vertragsschluss einbezogenen Leistungsbeschreibung. Eine Auftragsbestätigung kann das Kundenangebot nicht einseitig verändern.

6. Tarifgrenzen können insbesondere betreffen:

• Anzahl der Auftraggeber,
• Anzahl der KI-Systeme, Bots oder Agents,
• Anzahl der Use Cases,
• Benutzerzahlen,
• Speicherumfang,
• Exportfunktionen,
• API-Zugriffe,
• Schnittstellen,
• White-Label-Funktionen,
• Zusatzmodule.

7. Werden vereinbarte Nutzungslimits erreicht, kann BKData zusätzliche Eingaben oberhalb dieser Limits begrenzen. Ein Upgrade oder kostenpflichtige Zusatzkapazitäten setzen eine Bestellung des Kunden voraus. Bestehende Daten werden wegen einer Limitüberschreitung nicht ohne Zustimmung gelöscht. Gesetzliche Datenherausgabe- und Wechselrechte sowie der Zugriff auf vorhandene Daten werden dadurch nicht ausgeschlossen.

6. Vertragsvarianten und Laufzeit

6.1 Monatlich kündbare Variante

1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Ein Abrechnungszeitraum ist ein Vertragsmonat ab Leistungsbeginn und kein Kalendermonat. Fehlt der entsprechende Tag im Folgemonat, ist dessen letzter Tag maßgeblich. Die konkreten Perioden werden in den Vertrags- und Abrechnungsunterlagen ausgewiesen.

2. Eine zusätzliche Mindestvertragslaufzeit besteht nicht. Beide Parteien können jederzeit zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums kündigen. Es gibt keine vorgelagerte Kündigungsfrist; die Kündigung muss spätestens an dessen letztem Tag zugehen. Ohne Kündigung wird der Vertrag im nächsten Vertragsmonat fortgeführt.

6.2 Zwölf Monate Mindestvertragslaufzeit

1. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwölf Monate ab dem Leistungsbeginn nach Ziffer 4. Währenddessen ist die ordentliche Kündigung durch beide Parteien ausgeschlossen; eine Kündigung zum Ende der Mindestvertragslaufzeit kann jedoch jederzeit vorher erklärt werden und muss spätestens an deren letztem Tag zugehen.

2. Ohne Kündigung wird der Vertrag danach auf unbestimmte Zeit fortgesetzt, ohne erneute Bindung für zwölf Monate. Ab dann können beide Parteien jederzeit zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums kündigen. Der bisherige vereinbarte Preis gilt weiter, bis eine Preisanpassung nach Ziffer 25 wirksam vereinbart wird.

6.3 Außerordentliche Kündigung und gesetzlicher Datenwechsel

1. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls und die Abwägung der beiderseitigen Interessen. Erhebliche Zahlungsrückstände, rechtswidrige Nutzung oder gravierende Sicherheitsverstöße können einen wichtigen Grund darstellen.

2. Bei behebbaren Pflichtverletzungen ist grundsätzlich zunächst eine angemessene Abhilfefrist oder Abmahnung erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt. Die Kündigung ist innerhalb angemessener Frist nach Kenntnis des Kündigungsgrundes zu erklären.

3. Die besonderen Wechsel- und Beendigungsrechte nach Ziffer 23 gelten auch während einer Mindestvertragslaufzeit. Die wirtschaftlichen Folgen sind dort geregelt; eine Mindestlaufzeit darf diese Rechte nicht blockieren.

7. Kündigung

1. Kündigungen können in Textform, insbesondere per E-Mail an webmaster@kies-online.cloud, erklärt werden. Daneben können bereitgestellte Abonnementfunktionen oder Kundenportale genutzt werden. Eine ausschließlich an ein Portal gebundene Kündigung ist nicht erforderlich.

2. Entscheidend ist der Zugang bei der jeweils anderen Partei. Die Nachricht sollte den Kunden oder das betreffende Abonnement eindeutig erkennen lassen. Die Wirksamkeit hängt nicht von einer Bestätigung durch BKData ab.

3. BKData bestätigt elektronische Kündigungen mit dem maßgeblichen Beendigungsdatum in Textform.

4. Mit der Vertragsbeendigung endet die reguläre Nutzung. Datenabruf, Anbieterwechsel, Rückgabe und Löschung richten sich nach Ziffer 23 und dem AVV. Die besonderen gesetzlichen Rechte werden durch die Beendigung des Kontos nicht vereitelt.

8. Preise und Abrechnung

1. Es gelten die bei Vertragsschluss dargestellten oder individuell vereinbarten Preise.

2. Sämtliche Preise verstehen sich, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

3. Soweit aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine abweichende umsatzsteuerliche Behandlung, insbesondere das Reverse-Charge-Verfahren, anzuwenden ist, gelten die gesetzlichen Regelungen.

4. Die Vergütung wird entsprechend der bei Vertragsschluss dargestellten Abrechnungsweise fällig.

5. Bei monatlicher Abrechnung wird die Vergütung grundsätzlich zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig.

6. Auch bei einer Mindestvertragslaufzeit von zwölf Monaten kann eine monatliche Abrechnung vereinbart werden.

In diesem Fall gilt:

Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate; Abrechnung monatlich im Voraus.

7. Die Mindestvertragslaufzeit wird durch eine monatliche Zahlungsweise nicht verkürzt.

8. Für individuell vereinbarte ENTERPRISE-Leistungen können abweichende Zahlungs- und Abrechnungsbedingungen vereinbart werden.

9. Nicht vereinbarte Zusatzleistungen werden nicht automatisch berechnet. Vergütung für Zeiträume nach einer wirksamen Vertragsbeendigung wird anteilig erstattet, soweit kein eigenständiger rechtlicher Zahlungsgrund besteht. Bei untermonatiger Beendigung wird zeitanteilig nach Kalendertagen des jeweiligen Abrechnungszeitraums abgerechnet.

9. Rechnungsstellung und Zahlung

1. Die Rechnungsstellung erfolgt durch BKData. Für die Rechnungs- und Zahlungsverwaltung kann BKData den Zahlungsdienstleister Qonto einsetzen. Je nach ausdrücklich angebotenem Zahlungsweg sind insbesondere Überweisung, SEPA-Lastschrift oder weitere von BKData freigeschaltete Zahlungsarten möglich. Zahlungsdaten werden nur im für den gewählten Zahlungsweg erforderlichen Umfang verarbeitet; die tatsächlichen Empfänger und Verarbeitungsvorgänge werden in den einschlägigen Datenschutzhinweisen erläutert.

2. Rechnungen werden erst für einen tatsächlich angenommenen und begonnenen entgeltlichen Vertrag gestellt (Ziffer 4) und beziehen sich auf die vereinbarten Abrechnungszeiträume nach den Ziffern 6 und 8.

3. Zahlungsweise und Zahlungsziel ergeben sich aus der Vertragsbestätigung oder der Rechnung.

4. Die Rechnungsstellung oder eine Zahlung ersetzt nicht die Vertragsannahme nach Ziffer 4. Abrechnung und bestätigtes Vertragsende sind aufeinander abzustimmen; für Zeiträume nach der wirksamen Beendigung gezahlte Beträge werden unverzüglich erstattet.

5. Gesetzliche Ansprüche wegen Zahlungsverzugs bleiben unberührt; Ziffer 10 bleibt unberührt.

10. Zahlungsverzug und Sperrung

1. Bei einem vom Kunden zu vertretenden erheblichen Zahlungsverzug kann BKData nach Mahnung, konkreter Ankündigung der Sperrung und erfolglosem Ablauf einer angemessenen Zahlungsfrist den Zugang vorübergehend beschränken. Die Maßnahme muss verhältnismäßig sein; geringfügige Rückstände rechtfertigen keine vollständige Sperrung.

2. Ohne vorherige Fristsetzung ist eine erforderliche Beschränkung bei konkreter erheblicher Sicherheitsgefahr, erwiesenem Missbrauch oder aufgrund zwingender gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben zulässig. Der Kunde wird, soweit rechtlich zulässig, unverzüglich über Grund, Umfang und Abhilfe informiert.

3. Die Sperrung wird auf das notwendige Maß begrenzt und nach Wegfall ihres Grundes unverzüglich aufgehoben. Gesetzliche Datenherausgabe- und Wechselrechte bleiben gewahrt; BKData kann hierfür ein sicheres alternatives Verfahren anbieten.

4. Während einer rechtmäßigen, vom Kunden schuldhaft verursachten Sperrung bleiben Vergütungsansprüche nach den gesetzlichen Vorschriften bestehen. Ersparte Aufwendungen und anzurechnende anderweitige Vorteile werden berücksichtigt. Für von BKData zu vertretende Einschränkungen gelten die gesetzlichen Mängelrechte.

5. Gesetzliche Verzugszinsen und weitere gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

11. Benutzerkonten und Zugangsdaten

1. Der Kunde darf KIES ausschließlich im Rahmen des gebuchten Tarifs nutzen.

2. Der Kunde ist für die von ihm angelegten Benutzerkonten und deren Berechtigungen verantwortlich.

3. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

4. Personenbezogene Benutzerkonten dürfen nicht gemeinsam von mehreren Personen verwendet werden, sofern KIES nicht ausdrücklich eine gemeinsame Nutzung vorsieht.

5. Der Kunde informiert BKData unverzüglich, wenn:

• Zugangsdaten kompromittiert wurden,
• ein unbefugter Zugriff vermutet wird,
• sonstige sicherheitsrelevante Auffälligkeiten auftreten.

6. BKData ist berechtigt, kompromittierte Benutzerkonten vorübergehend zu sperren oder eine Änderung von Zugangsdaten zu verlangen.

12. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich insbesondere,

1. KIES ausschließlich rechtmäßig und vertragsgemäß zu nutzen;

2. nur Inhalte und Daten einzustellen, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist;

3. keine rechtswidrigen, schädlichen oder sicherheitsgefährdenden Inhalte einzubringen;

4. keine Schadsoftware, Schadcodes oder vergleichbare technische Komponenten hochzuladen;

5. keine Sicherheitsmechanismen zu umgehen oder zu manipulieren;

6. keine unbefugten Last-, Penetrations- oder Sicherheitstests durchzuführen;

7. die von ihm eingegebenen fachlichen Informationen nach bestem Wissen vollständig und zutreffend zu pflegen;

8. Ergebnisse, Bewertungen und automatisch erzeugte Inhalte vor ihrer Verwendung angemessen zu prüfen;

9. gesetzliche Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten eigenverantwortlich zu beurteilen;

10. die gebuchten Nutzungsgrenzen einzuhalten.

Hinweise auf rechtswidrige Inhalte und Überprüfung

Hinweise auf möglicherweise rechtswidrige Inhalte in KIES können elektronisch an webmaster@kies-online.cloud gesendet werden. Die Meldung soll den betroffenen Inhalt durch Link oder Datensatzkennung eindeutig bezeichnen, den behaupteten Rechtsverstoß nachvollziehbar begründen, verfügbare Belege enthalten und nach bestem Wissen richtig und vollständig sein. Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person sollen angegeben werden, soweit keine gesetzliche Ausnahme gilt.

BKData bearbeitet solche Hinweise zeitnah, sorgfältig und objektiv. Die inhaltliche Entscheidung über eine Einschränkung wird durch eine zuständige Person geprüft und nicht ausschließlich automatisiert getroffen. Bei begründetem Verstoß kann BKData betroffene Inhalte oder Zugänge im erforderlichen Umfang sperren oder entfernen. Die Interessen und Grundrechte der Beteiligten sowie gesetzliche Pflichten werden berücksichtigt. Eine allgemeine vertragliche Pflicht zur fortlaufenden inhaltlichen Überwachung aller Kundendokumente wird nicht vereinbart.

Bei mitgeteilten Kontaktdaten wird der Empfang bestätigt und die meldende Person über die Entscheidung und verfügbare Überprüfungsmöglichkeiten informiert, soweit gesetzlich vorgesehen und zulässig. Betroffene Kunden erhalten die erforderliche Begründung, insbesondere Anlass, rechtliche oder vertragliche Grundlage sowie Umfang und Dauer der Einschränkung. Einwendungen können kostenfrei an dieselbe Kontaktadresse gerichtet werden; BKData prüft sie durch eine zuständige Person und teilt das Ergebnis mit. Gesetzliche Rechtsbehelfe und weitergehende Pflichten nach dem Digital Services Act bleiben unberührt.

BKData stellt nach Maßgabe der anwendbaren Bestimmungen der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act, DSA) elektronische Kontaktstellen für Behörden sowie Empfänger des Dienstes und ein elektronisches Meldeverfahren für mutmaßlich rechtswidrige Kundeninhalte bereit. Einzelheiten zu Meldungen, möglichen Inhaltsbeschränkungen, Kriterien der Bearbeitung und dem Widerspruchsweg finden sich in der DSA-Kontakt- und Moderationsinformation.

13. Kundeninhalte und Rechte

1. Rechte an vom Kunden in KIES eingestellten Daten, Dokumenten und sonstigen Inhalten verbleiben beim Kunden bzw. dem jeweiligen Rechteinhaber.

2. Der Kunde räumt BKData für die Dauer des Vertrags sowie erforderlicher, rechtmäßig vereinbarter Rückgabe-, Abruf- und Löschphasen diejenigen einfachen Nutzungsrechte ein, die erforderlich sind, um die Inhalte:

• zu speichern,
• zu verarbeiten,
• darzustellen,
• zu sichern,
• zu exportieren,
• technisch zu übertragen

und damit die vereinbarte KIES-Leistung zu erbringen.

3. Kundeninhalte werden für die vereinbarte Leistung und die dazu erforderlichen Sicherheits-, Rückgabe- und Löschmaßnahmen verwendet. Eine Verwendung zum Training allgemeiner KI-Modelle, für Werbung oder zur eigenständigen Verwertung ist von diesen AGB nicht gestattet. Sie bedarf einer gesonderten wirksamen Vereinbarung und muss zusätzlich datenschutzrechtlich zulässig sein.

4. Der Kunde sichert zu, dass durch die vertragsgemäße Verarbeitung seiner Inhalte keine Rechte Dritter verletzt werden.

5. Die notwendige Weitergabe an eingesetzte Dienstleister ist auf die Vertragserfüllung beschränkt und unterliegt den vereinbarten Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen. Gesetzliche Rechte des Kunden an Daten und digitalen Vermögenswerten bleiben unberührt.

14. Rechte an KIES

1. Sämtliche Rechte an der Software KIES, deren Quellcode, Datenbankstruktur, Benutzeroberfläche, Dokumentation, Design, Marken und sonstigen schutzfähigen eigenen Bestandteilen verbleiben bei BKData bzw. den jeweiligen Rechteinhabern.

2. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht, KIES im vereinbarten Umfang zu nutzen.

3. Nicht zulässig sind insbesondere:

• Dekompilierung, soweit nicht zwingend gesetzlich erlaubt,
• Reverse Engineering außerhalb zwingender gesetzlicher Befugnisse,
• Vervielfältigung oder Weiterveräußerung der Software,
• Bereitstellung von KIES für nicht berechtigte Dritte,
• Umgehung von Lizenz- oder Zugriffsbeschränkungen.

4. Die Nutzung für vom Kunden betreute Auftraggeber und die Weitergabe erzeugter Kundenpakete, Reports und Exporte ist im tariflich vereinbarten Umfang zulässig. Die Nichtübertragbarkeit des Softwarezugangs beschränkt diese berechtigte Nutzung nicht. Rechte an allgemein verwendbaren Vorlagen und Dokumentationsbestandteilen werden im für die vertragsgemäße Verwendung und Weiterverwendung der vereinbarten Ausgaben erforderlichen Umfang eingeräumt. Zwingende gesetzliche Befugnisse bleiben unberührt.

15. Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung

1. BKData stellt KIES während der Vertragslaufzeit in einem zum vereinbarten Gebrauch geeigneten Zustand bereit und erhält diesen Zustand. Zugangspunkt ist der Anschluss der von BKData eingesetzten Betriebsinfrastruktur an das Internet. Der Kunde benötigt eine geeignete Internetverbindung und die vor Vertragsschluss mitgeteilten technischen Voraussetzungen.

2. Eine zusätzliche prozentuale Verfügbarkeitsgarantie oder ein bestimmtes Service Level besteht nur bei ausdrücklicher Vereinbarung. Daraus folgt kein Ausschluss der geschuldeten Bereitstellung, der gesetzlichen Mängelrechte oder der Haftung nach Ziffer 21.

3. Wartung und Updates werden auf den erforderlichen Umfang begrenzt. Planbare erhebliche Unterbrechungen werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt und nach Möglichkeit in Zeiten geringer Nutzung gelegt. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können kurzfristig erfolgen; BKData informiert anschließend unverzüglich, soweit rechtlich zulässig.

4. BKData darf technische Anpassungen zur Sicherheit, zur Einhaltung zwingenden Rechts sowie zur Erhaltung von Kompatibilität und Funktionsfähigkeit vornehmen und gleichwertige Verbesserungen bereitstellen. Der vereinbarte Leistungsumfang und wesentliche Funktionen werden dadurch nicht wesentlich vermindert. Wesentliche nachteilige Leistungsänderungen bedürfen einer Vereinbarung oder einer anderweitigen gesetzlichen Grundlage.

5. Störungen eingesetzter Cloud-Dienstleister oder Wartungsarbeiten werden nicht pauschal von der Verantwortlichkeit ausgenommen. Mängelrechte, Haftung und die Regelungen über höhere Gewalt richten sich nach Ziffern 20, 21 und 29.

16. Drittanbieter und Schnittstellen

1. BKData kann für die Leistungserbringung geeignete Cloud-, Hosting-, Kommunikations- oder andere technische Dienstleister einsetzen. Bei Auftragsverarbeitung gelten die Voraussetzungen des AVV, insbesondere zur Genehmigung und Änderung von Unterauftragsverarbeitern.

2. Für Dienstleister, deren BKData sich zur Erfüllung eigener Vertragspflichten bedient, richtet sich die Verantwortlichkeit nach den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 278 BGB, und Ziffer 21. Ein pauschaler Haftungsausschluss für Cloud-Ausfälle wird nicht vereinbart.

3. Bei vom Kunden eigenständig beauftragten Drittsystemen ist deren Betrieb grundsätzlich Sache des Kunden und des betreffenden Anbieters. BKData bleibt für die ausdrücklich vereinbarte KIES-Schnittstelle, deren ordnungsgemäße Integration und eigene Pflichtverletzungen verantwortlich.

4. Kunden müssen Rechte und gegebenenfalls erforderliche Zugangserlaubnisse für eigene Drittsysteme besitzen. Bekannte Voraussetzungen, Beschränkungen und zusätzliche Kosten vereinbarter Integrationen werden vor Buchung mitgeteilt.

5. Externe KI-Modell- oder KI-API-Dienstleister sind derzeit nicht als Bestandteil der beschriebenen Standardleistung vereinbart. Die mögliche spätere Einführung erfolgt nur im Rahmen einer aktualisierten Leistungsbeschreibung, transparenter Datenschutzhinweise und – soweit erforderlich – angepasster AVV-/Unterauftragnehmerangaben.

17. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Die Parteien beachten die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften.

2. Soweit BKData im Rahmen der Nutzung von KIES personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (AVV), einschließlich der erforderlichen Anlagen.

3. Der AVV kann elektronisch abgeschlossen und Bestandteil des KIES-Vertragsverhältnisses werden.

4. Der Kunde bleibt hinsichtlich der von ihm eingebrachten personenbezogenen Daten grundsätzlich für die Zulässigkeit der Verarbeitung verantwortlich.

5. BKData verarbeitet personenbezogene Daten nur entsprechend den geltenden Vereinbarungen, gesetzlichen Verpflichtungen und dokumentierten Weisungen des Kunden, soweit BKData als Auftragsverarbeiter tätig wird.

6. Informationen über technische und organisatorische Maßnahmen sowie eingesetzte Unterauftragsverarbeiter werden entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen bereitgestellt.

7. Soweit BKData personenbezogene Daten für eigene Zwecke, insbesondere zur eigene Vertrags- und Abrechnungsverwaltung oder sonstige konkret festgelegte eigene Zwecke verarbeitet, erfolgt diese Verarbeitung in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Die hierzu geführten Verarbeitungstätigkeiten sind im beschrieben; dieses ist eine Information und kein Vertragsbestandteil.

8. Die Einzelheiten ergeben sich aus:

• der Datenschutzerklärung,
• dem AVV,
• den technischen und organisatorischen Maßnahmen,
• der Liste eingesetzter Unterauftragsverarbeiter.

9. Bei Widersprüchen zwischen diesen AGB und einem abgeschlossenen AVV gehen für Fragen der Auftragsverarbeitung die Regelungen des AVV vor.

10. Die datenschutzrechtliche Rolle für Benutzer-, Protokoll- und Sicherheitsdaten wird nach dem tatsächlichen Zweck und den gesetzlichen Kriterien bestimmt. Solche Daten sind nicht allein wegen ihrer Bezeichnung automatisch Daten in eigener Verantwortlichkeit von BKData.

11. Unterauftragsverarbeitung, internationale Übermittlungen, Sicherheitsvorfälle, Unterstützungs- und Prüfpflichten sowie die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung werden im AVV konkret geregelt. Diese AGB ersetzen den AVV nicht. Bei besonderen Datenkategorien oder erhöhtem Schutzbedarf sind die zulässige Verarbeitung und erforderlichen Schutzmaßnahmen vor deren Einstellung abzustimmen.

12. Der Kunde darf besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO einschließlich Gesundheitsdaten nur einstellen, wenn er hierfür eine Rechtsgrundlage und gegebenenfalls zusätzliche Schutzvorkehrungen hat, der vereinbarte AVV diese Verarbeitung abdeckt und der erforderliche Schutzbedarf vorab geprüft und organisatorisch sowie technisch angemessen berücksichtigt wurde. Bei erhöhtem oder spezialgesetzlich geregeltem Schutzbedarf kann eine ergänzende Vereinbarung erforderlich sein. BKData sagt weder eine medizinprodukterechtliche Zweckbestimmung noch eine Zertifizierung von KIES als medizinisches Informationssystem zu.

18. Informationssicherheit

1. BKData trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der über KIES verarbeiteten Informationen.

2. Die konkreten Sicherheitsmaßnahmen können insbesondere in den technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß DSGVO näher beschrieben werden.

3. Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art, des Umfangs, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie ihrer Risiken, insbesondere entsprechend Art. 32 DSGVO fortentwickelt.

4. Der Kunde unterstützt die Informationssicherheit insbesondere durch:

• sichere Passwörter,
• geeignete Benutzer- und Rechteverwaltung,
• Schutz der Endgeräte,
• unverzügliche Meldung verdächtiger Aktivitäten.

5. BKData trifft dem vereinbarten Schutzbedarf entsprechende Maßnahmen zur Datensicherung und Wiederherstellung. Die vom Kunden benötigten zusätzlichen eigenen Exporte entlasten BKData nicht von eigenen Sicherungs- und Wiederherstellungspflichten. Vereinbarte Sicherungsintervalle und Wiederherstellungsziele ergeben sich aus Leistungsbeschreibung, TOM oder SLA.

6. Die konkreten Sicherungs-, Wiederherstellungs- und Protokollaufbewahrungsparameter richten sich nach der tatsächlich betriebenen und vereinbarten Produktionsumgebung und werden in den aktuellen Betriebs- bzw. TOM-Informationen dokumentiert.

19. Support

1. Der Kundensupport für KIES ist per E-Mail unter webmaster@kies-online.cloud erreichbar. Support- und Störungsmeldungen können jederzeit eingereicht werden.

2. Die regulären Bearbeitungszeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr deutscher Ortszeit, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen. Der tatsächliche Leistungsumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif und der einbezogenen Leistungsbeschreibung.

3. Garantierte Reaktions-, Behebungs- oder Wiederherstellungszeiten bestehen nur, wenn diese ausdrücklich als Service Level Agreement (SLA) vereinbart wurden. Im Übrigen werden vertragsrelevante Störungen innerhalb angemessener Zeit bearbeitet; gesetzliche Mängel- und Schadensersatzrechte bleiben unberührt.

4. Support umfasst keine individuelle Rechtsberatung, behördliche Prüfung oder Zertifizierung eines kundenseitigen KI-Systems, sofern solche Leistungen nicht gesondert vereinbart wurden.

20. Mängel und Störungen

1. Für die zeitweise Überlassung der Software gelten die gesetzlichen Mängelrechte, insbesondere die einschlägigen mietrechtlichen Regelungen. Gesondert vereinbarte Dienstleistungen oder Werkleistungen unterliegen den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

2. Der Kunde zeigt auftretende Mängel unverzüglich an, sobald sie ihm bekannt werden. Die Meldung soll, soweit zumutbar, Zeitpunkt, betroffene Funktion, Fehlerbild und Schritte zur Reproduktion nennen. Auch nicht durch den Kunden reproduzierbare Störungen werden angemessen untersucht.

3. BKData untersucht Störungen und stellt den vertragsgemäßen Zustand innerhalb angemessener Zeit wieder her. Eine geeignete Zwischenlösung kann angeboten werden, ohne gesetzliche Rechte auszuschließen.

4. Ausschließlich aus der Kundensphäre stammende Einschränkungen, etwa eine unterbrochene eigene Internetverbindung oder ein entgegen der vereinbarten Voraussetzungen verwendetes Endgerät, begründen keinen von BKData zu verantwortenden Softwaremangel. Dies gilt nicht, soweit BKData für die betreffende Ursache einzustehen hat.

5. Gesetzliche Minderungs-, Kündigungs- und sonstige Mängelrechte bleiben unberührt. Schadensersatzansprüche richten sich nach Ziffer 21. Es wird weder eine pauschale Mängelrechtsverkürzung noch ein Ausschluss allein wegen fehlender Verfügbarkeitsgarantie vereinbart.

6. Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren, ist ausgeschlossen. Die Haftung nach Ziffer 21, insbesondere nach Ziffer 21.1, bleibt unberührt.

21. Haftung

1. BKData haftet bei Vorliegen der gesetzlichen oder wirksam vereinbarten Anspruchsvoraussetzungen unbeschränkt:

• bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
• bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
• nach den zwingenden Vorschriften des Produkthaftungsrechts,
• im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien,
• soweit eine Haftungsbeschränkung gesetzlich unzulässig ist.

2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet BKData nur für den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

3. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf.

4. Bei leicht fahrlässiger Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung ausgeschlossen.

5. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von BKData.

6. Ein bestimmter Erfolg in einem Audit, einer rechtlichen Bewertung oder einem behördlichen Verfahren ist ohne ausdrückliche Vereinbarung nicht geschuldet. Durch die bloße Nutzung von KIES wird insbesondere nicht zugesagt, dass:

• eine bestimmte behördliche Bewertung erreicht wird,
• ein Audit bestanden wird,
• eine Zertifizierung erteilt wird,
• ein KI-System rechtlich zulässig wird,
• eine bestimmte AI-Act-Klassifizierung bestätigt wird,
• die vom Kunden eingebrachten Informationen vollständig oder rechtlich zutreffend sind.

7. Soweit KIES fachliche Hinweise oder automatisierte Bewertungen bereitstellt, bleibt die Pflicht des Kunden zur angemessenen Prüfung bestehen.

8. Die Hinweise zur Verantwortung des Kunden sind kein Ausschluss der Haftung von BKData für eigene schuldhafte Fehler oder vereinbarte Softwarefunktionen. Zwingende Ansprüche, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt.

9. Bei Datenverlust richtet sich die Haftung nach den vorstehenden Regeln. Die angemessene Mitwirkung des Kunden an Schadensvermeidung und -minderung kann nach § 254 BGB berücksichtigt werden; ein unterlassener eigener Export beseitigt die Haftung für eine von BKData verletzte Sicherungspflicht nicht automatisch.

22. Vertraulichkeit

1. Beide Vertragsparteien verpflichten sich, ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werdende vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln.

2. Vertrauliche Informationen sind insbesondere:

• Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse,
• technische Informationen,
• nicht öffentliche Produktinformationen,
• Sicherheitsinformationen,
• Zugangsdaten,
• interne Dokumentationen,
• nicht öffentlich bekannte Kunden- und Projektdaten.

3. Nicht als vertraulich gelten Informationen, die:

• bereits öffentlich bekannt waren,
• ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt werden,
• der empfangenden Partei nachweislich bereits rechtmäßig bekannt waren,
• rechtmäßig von einem Dritten erlangt wurden.

4. Gesetzliche Offenlegungs-, Auskunfts- und Meldepflichten bleiben unberührt.

5. Vertrauliche Informationen dürfen nur zur Durchführung des Vertrags genutzt und nur solchen Mitarbeitenden, Beratern oder Dienstleistern zugänglich gemacht werden, die sie hierfür benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Erforderliche gesetzliche Offenlegungen werden, soweit zulässig, angekündigt und auf das notwendige Maß beschränkt.

6. Die Pflicht gilt auch nach Vertragsende fort, bei Geschäftsgeheimnissen solange deren Geheimnischarakter besteht.

23. Vertragsende, Datenwechsel, Export und Löschung

23.1 Wechselrecht und Verfahren

1. Der Kunde kann in Textform an webmaster@kies-online.cloud den Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst gleichen Diensttyps, zu eigener IKT-Infrastruktur oder die Beendigung mit Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangen. Bei einem Anbieterwechsel nennt er den Zielanbieter und die für die sichere Übertragung erforderlichen Angaben. Die Parteien und beteiligte Anbieter arbeiten nach Treu und Glauben zusammen.

2. Die Ankündigungsfrist bis zum Beginn des Wechselverfahrens beträgt höchstens zwei Monate ab Eingang des Verlangens. BKData beginnt früher, wenn dies möglich oder vereinbart ist. Günstigere ordentliche Kündigungsrechte bleiben erhalten; die Ankündigungsfrist verlängert einen bereits wirksam früher gekündigten Vertrag nicht automatisch.

3. Der Übergangszeitraum beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage nach Ende der Ankündigungsfrist. BKData unterstützt den Kunden und von ihm bevollmächtigte Dritte in angemessenem Umfang, stellt relevante Informationen für die Ausstiegsstrategie bereit und wahrt während des Übergangs die vertragliche Leistungskontinuität und ein hohes Sicherheitsniveau. Bekannte Risiken und technische Einschränkungen werden mitgeteilt.

4. Ist ein Übergang innerhalb von 30 Kalendertagen technisch nicht durchführbar, informiert BKData binnen 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen mit Begründung und einem alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen für seine Zwecke angemessenen Zeitraum verlängern. Die gesetzlich verlangte Leistungskontinuität bleibt erhalten.

5. Der Vertrag endet bei erfolgreichem Abschluss des Wechsels; BKData bestätigt die Beendigung in Textform. Verlangt der Kunde stattdessen Beendigung mit Löschung, endet der Vertrag spätestens mit Ablauf der Ankündigungsfrist. Dies gilt auch innerhalb einer Mindestvertragslaufzeit. BKData verlangt aufgrund dieser AGB keine Vertragsstrafe oder pauschale Vorfälligkeitsentschädigung für diesen Wechsel oder diese Beendigung und stellt keine Restlaufzeitentgelte für die Zeit nach dieser Beendigung in Rechnung. Abweichende individuelle Regelungen sind nur zulässig, soweit sie transparent vereinbart und gesetzlich zulässig sind.

23.2 Exportierbare Daten und Ausnahmen

1. Exportiert werden die im Kundenkonto vorhandenen, vom Kunden eingegebenen oder durch dessen Nutzung erzeugten Ein- und Ausgabedaten einschließlich der dazugehörigen für die Nutzung erforderlichen Metadaten und digitalen Vermögenswerte. Dazu gehören folgende Kategorien:

• Konto- und Mandantenstammdaten sowie kundenspezifische Einstellungen;
• Auftraggeberdaten und deren Zuordnungen;
• KI-System-, Bot-, Agent- und Use-Case-Daten einschließlich Beziehungen;
• Evidenzdatensätze, Status, Bewertungen, Verknüpfungen und Versionsinformationen;
• hochgeladene Dokumente und vorhandene kundenspezifische Dokumentversionen;
• Freigaben, Freigabevermerke und kundenspezifische Vorgangs- und Änderungsprotokolle;
• vorhandene Kundenpakete, Reports und erzeugte Ausgaben;
• Benutzerzuordnungen, Rollen und Berechtigungen, soweit sie zum Kundenkonto gehören.

2. Nicht herausgegeben werden Softwarequellcode und interne Binärdateien von KIES, providerinterne Infrastrukturkonfigurationen, globale Betriebs- und Sicherheitsprotokolle ohne exportpflichtigen Kundenbezug sowie geheime Authentifizierungsdaten von BKData oder anderen Kunden. Solche Ausnahmen gelten nur, soweit die Daten nach dem Data Act nicht exportpflichtig sind oder ein zulässiger Schutz von Geschäftsgeheimnissen besteht; sie dürfen den Wechsel nicht behindern oder verzögern. Kundenbezogene exportpflichtige Metadaten werden nicht pauschal ausgenommen.

3. Die Bereitstellung erfolgt in strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten für Datensätze und in den vorhandenen Dateiformaten für Dokumente und Ausgaben. Geschuldete gesetzliche Herausgabe ist nicht vom Erwerb eines höheren Tarifs oder eines kostenpflichtigen Exportmoduls abhängig. Tarifgebundene Komfort- und Spezialexporte bleiben gesonderte Funktionen.

4. Vor Vertragsschluss erhält der Kunde die speicherbare Datenwechselinformation nach Art. 25 und 26 Data Act mit den jeweils tatsächlich verfügbaren Verfahren, Formaten, relevanten Schnittstellen und bekannten technischen Beschränkungen. Ergänzende technische Einzelheiten finden sich im laufend aktualisierten Online-Register zu Exportstrukturen und Schnittstellen. Informationen zur internationalen Zugriffs- und Infrastrukturtransparenz nach Art. 28 Data Act enthält die entsprechende Transparenzseite. Diese Informationen sind Bestandteil des Vertrags; sie schränken gesetzliche Rechte des Kunden nicht ein.

5. Die Übertragbarkeit von Daten bedeutet keine Zusage, dass ein fremdes SaaS-System die KIES-Funktionen identisch abbildet. Gesetzliche Pflichten zur Bereitstellung von Schnittstellen, Interoperabilität und Unterstützung bleiben unberührt.

6. Eine allgemeine REST-Schnittstelle (API) für den Datenexport ist nicht Bestandteil der Standardleistung, solange sie nicht ausdrücklich in der einbezogenen Leistungsbeschreibung zugesagt wird. Die gesetzlich geschuldete Datenherausgabe erfolgt unabhängig von einem gesondert buchbaren API-Modul in einem geeigneten, sicheren Verfahren gemäß den Ziffern 23.2.3 und 23.5. Die gesetzlichen Pflichten und Rechte des Kunden, insbesondere nach Art. 30 Data Act, bleiben unberührt.

23.3 Abrufphase und Löschung

1. Nach Ende des Übergangszeitraums erhält der Kunde mindestens 30 Kalendertage zum sicheren Abruf seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte. Auch bei einer gewöhnlichen Vertragsbeendigung stellt BKData mindestens 30 Kalendertage zur Herausgabe bereit. Ein vollständiger produktiver Softwarezugang ist hierfür nicht erforderlich; ein gleichwertiges sicheres Herausgabeverfahren genügt.

2. Nach erfolgreichem Wechsel und Ablauf der Abrufphase oder einer vereinbarten längeren Frist löscht BKData die kundenbezogenen exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte vollständig. Bei personenbezogenen Daten richtet sich die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung nach dem AVV und Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO. Bei erfolglosem Wechsel wird nicht vorzeitig entgegen fortbestehenden gesetzlichen oder vertraglichen Herausgabepflichten gelöscht.

3. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beschränken sich auf die davon betroffenen Daten, die dann zweckgebunden und zugriffsbeschränkt verwahrt werden. Nach Ablauf der vereinbarten Abrufphase werden produktive Kundendaten entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Löschpflichten gelöscht. Verbliebene Sicherungskopien werden durch Ablauf der für die produktive Umgebung tatsächlich dokumentierten Backup-Retention gelöscht; bis dahin bleiben sie vom Produktivbetrieb ausgeschlossen. Eine Wiederherstellung nach Vertragsende erfolgt nur, soweit dies aus rechtlich zulässigen Gründen, insbesondere für notwendige Disaster-Recovery-Maßnahmen, erforderlich ist. Danach sind bereits fällige Löschungen erneut umzusetzen. Die Backup-Retention ist keine Freistellung von gesetzlichen Löschpflichten.

23.4 Entgelte

1. BKData erhebt für den gesetzlich erforderlichen Wechsel, die Standarddatenherausgabe und die Abrufphase keine gesonderten Wechsel- oder Datenübertragungsentgelte. Diese Regelung gilt bereits vor dem 12. Januar 2027 und auch danach.

2. Die vereinbarte laufende Vergütung bleibt bis zur wirksamen Vertragsbeendigung für bereitgestellte Leistungen geschuldet. Nach Vertragsende wird für die bloße gesetzliche Abrufphase kein neues Abonnement berechnet.

3. Vom Kunden zusätzlich gewünschte Leistungen außerhalb gesetzlicher und vertraglicher Wechselpflichten, etwa individuelle Datenbereinigung oder eine eigens entwickelte Anpassung an ein Zielsystem, bedürfen einer gesonderten Bestellung mit vorheriger Preisvereinbarung. Sie dürfen den gesetzlich geschuldeten Wechsel nicht von einem Zusatzauftrag abhängig machen.

23.5 Wechsel- und Ausstiegsplan

1. Auf Verlangen des Kunden vereinbaren die Parteien einen Wechsel- und Ausstiegsplan. Er enthält insbesondere:

• Einzelheiten der Wechsel- und Ausstiegshilfe, einschließlich der Portierungsmethoden und -formate sowie der erforderlichen Schritte;
• die von den Parteien benannten Ansprechpartner;
• eine Schätzung der für Export und Übertragung der Daten und digitalen Vermögenswerte benötigten Zeit;
• bekannte Einschränkungen und technische Beschränkungen, einschließlich solcher, die sich aus einer Speicherung von Daten außerhalb der EU ergeben;
• die von BKData vorgeschlagene Abfolge der Vorgänge;
• die vorgeschlagene Testmethode, falls Tests durchgeführt werden.

2. Auf Wunsch des Kunden stellt BKData dem vom Kunden benannten Personal und von ihm autorisierten Dritten Informationen zu den maßgeblichen Verfahren bereit und organisiert einen Test oder unterstützt den Kunden bei eigenen Tests, ob der Plan für die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in der Praxis funktioniert. Treten Probleme auf, analysieren die Parteien die Ursachen nach Treu und Glauben und wirken auf Lösungen hin.

3. Die Parteien aktualisieren den Plan bei Bedarf; BKData prüft auf Wunsch des Kunden, ob Änderungen erforderlich sind.

23.6 Mitwirkung des Kunden

1. Der Kunde ergreift alle zumutbaren Maßnahmen für einen effektiven Wechsel. Er trägt die Verantwortung für den Import und die Einrichtung der Daten und digitalen Vermögenswerte in seinen eigenen Systemen oder in den Systemen des Zielanbieters.

2. Der Kunde und von ihm beauftragte Dritte, einschließlich des Zielanbieters, beachten die geistigen Eigentumsrechte und Geschäftsgeheimnisse an den von BKData im Wechselprozess bereitgestellten Materialien. Dritten wird Zugang nur gewährt, soweit dies für die Durchführung des Wechsels bis zum Ende der Übergangsfrist erforderlich ist, und nur unter Wahrung der Vertraulichkeit. Gesetzliche Rechte des Kunden nach Ziffer 23.1 bis 23.4 bleiben unberührt.

24. Tarifwechsel und Zusatzmodule

1. Soweit KIES entsprechende Funktionen bereitstellt, kann der Kunde einen Wechsel in einen anderen Tarif oder zusätzliche Module buchen.

2. Ein Upgrade kann nach Bestätigung durch BKData unmittelbar oder zu einem vereinbarten Zeitpunkt wirksam werden.

3. Ein Downgrade kann von der Einhaltung der Nutzungsgrenzen des neuen Tarifs abhängig gemacht werden.

4. Soweit durch ein Downgrade bestehende Datenmengen oder Funktionen die Grenzen des neuen Tarifs überschreiten, wird BKData den Kunden auf erforderliche Maßnahmen hinweisen.

5. Preise und Abrechnungswirkungen eines Tarifwechsels werden dem Kunden vor dessen verbindlicher Durchführung angezeigt.

6. Ein Tarifwechsel begründet ohne ausdrückliche Vereinbarung keine neue Mindestvertragslaufzeit. Bestehende Kündigungs- und Datenwechselrechte bleiben unberührt. Ein Downgrade rechtfertigt keine automatische Löschung bestehender Daten.

25. Preisanpassung durch Vereinbarung

1. Der vereinbarte Tarifpreis bleibt während einer Mindestvertragslaufzeit unverändert. Gesetzliche Änderungen der Umsatzsteuer werden entsprechend der vereinbarten Nettopreisregelung berücksichtigt.

2. Nach Ablauf einer Mindestvertragslaufzeit, bei Verträgen ohne Mindestlaufzeit frühestens zwölf Monate nach Vertragsbeginn, kann BKData dem Kunden eine Anpassung der Nettopreise für die Zukunft vorschlagen (Preisanpassungsvorschlag). Der Vorschlag ist dem Kunden mindestens drei Monate vor dem vorgeschlagenen Wirksamkeitstermin in Textform mitzuteilen und muss den bisherigen und den neuen Preis sowie den Wirksamkeitstermin nennen.

3. Der neue Preis gilt nur, wenn der Kunde dem Vorschlag ausdrücklich in Textform zustimmt. Schweigen, die weitere Nutzung oder eine geleistete Zahlung gelten nicht als Zustimmung.

4. Stimmt der Kunde nicht zu, gilt der bisherige Preis unverändert weiter. Die ordentlichen Kündigungsrechte beider Parteien nach den Ziffern 6 und 7 bleiben unberührt; eine Kündigung während einer laufenden Mindestvertragslaufzeit wird durch einen nicht angenommenen Preisvorschlag nicht ermöglicht.

5. Dem Kunden steht ab Zugang des Preisanpassungsvorschlags bis zum vorgeschlagenen Wirksamkeitstermin ein Sonderkündigungsrecht in Textform zum Wirksamkeitstermin zu, auch wenn eine Mindestlaufzeit noch nicht abgelaufen wäre. Auf dieses Recht weist BKData im Preisanpassungsvorschlag hin. Bis zur Beendigung gilt der bisherige Preis.

6. Die Rechte des Kunden nach Ziffer 23 bleiben unberührt. Eine Preisanpassung in laufenden Abrechnungszeiträumen und rückwirkend ist ausgeschlossen.

26. Änderungen der Vertragsbedingungen

1. Für bestehende Verträge gilt die wirksam einbezogene AGB-Fassung. BKData kann für neue Verträge neue Fassungen veröffentlichen.

2. Änderungen bestehender Vertragsbedingungen werden dem Kunden mitgeteilt und bedürfen seiner ausdrücklichen Zustimmung oder einer eigenständigen gesetzlichen Grundlage. Gesetzesänderungen, technische Entwicklungen oder neue Rechtsprechung begründen für sich keine pauschale Befugnis zur einseitigen Vertragsänderung. Schweigen oder weitere Nutzung gelten nicht als Zustimmung.

3. Rein redaktionelle Berichtigungen ohne Änderung von Rechten und Pflichten sind zulässig. Die direkte Wirkung zwingender gesetzlicher Vorschriften bleibt unberührt. Zulässige technische Anpassungen innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs richten sich nach Ziffer 15.

27. Vertragsunterlagen und Nachweis der Zustimmung

1. BKData ist berechtigt, den Abschluss des Vertrags sowie die Zustimmung zu Vertragsunterlagen elektronisch zu dokumentieren.

2. Hierzu können insbesondere gespeichert werden:

• Zeitpunkt des Vertragsschlusses,
• gebuchter Tarif,
• Vertragslaufzeit,
• Preis,
• verwendete AGB-Version,
• verwendete AVV-Version,
• Zeitpunkt der jeweiligen Zustimmung,
• technische Buchungs- oder Vorgangskennung.

3. Die einbezogene AGB-Version, die Leistungsbeschreibung und weitere angenommene Vertragsanlagen werden dem Kunden in speicherbarer Form übermittelt. Spätere Websiteänderungen ersetzen diese Vertragsfassung nicht.

4. BKData kann AGB-Versionen zu Nachweiszwecken archivieren.

5. Die Dokumentation erfolgt zweckgebunden und im Rahmen der Datenschutzvorschriften. Gesetzliche Beweislastregeln werden nicht verändert; technische Aufzeichnungen sind kein unwiderlegbarer Beweis einer Zustimmung.

6. Bei manueller Vertragsannahme werden das ausdrückliche Annahmedokument und dessen Zeitpunkt getrennt von Bestelleingang, Rechnung und Zahlungsvorgängen dokumentiert. Eine automatische Eingangsbestätigung oder ein Zahlungseingang ersetzt nicht den Nachweis der BKData-Annahme.

28. Rangfolge der Vertragsunterlagen

1. Individuelle Vertragsabreden haben unabhängig von ihrer Form Vorrang (§ 305b BGB).

2. Im Übrigen gelten bei Widersprüchen die gemeinsam vereinbarte Bestellung oder Vertragsbestätigung, danach die bei Vertragsschluss einbezogene Leistungsbeschreibung einschließlich vereinbarter SLA und Datenwechselinformation und danach diese AGB. Einseitige Angaben in einer Bestätigung oder auf einer später geänderten Website erweitern oder beschränken eine getroffene Vereinbarung nicht.

3. Für die Auftragsverarbeitung geht der abgeschlossene AVV vor. Zwingende gesetzliche Datenschutz-, Datenzugangs- und Wechselrechte werden durch keine Rangfolgeregelung eingeschränkt.

29. Höhere Gewalt

1. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungsausfälle, soweit diese auf Ereignissen beruhen, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen und auch bei angemessener Sorgfalt nicht verhindert werden konnten.

2. Hierzu können insbesondere gehören:

• Naturereignisse,
• Krieg oder vergleichbare Ereignisse,
• erhebliche behördliche Maßnahmen,
• großflächige Ausfälle von Telekommunikations- oder Energieinfrastruktur,
• erhebliche Cyberangriffe auf übergeordnete Infrastruktur,
• sonstige vergleichbare Ereignisse höherer Gewalt.

3. Die betroffene Partei wird die andere Partei, soweit möglich und zumutbar, über erhebliche Auswirkungen informieren.

4. Gewöhnliche Betriebsstörungen, vermeidbare Cybervorfälle oder der bloße Ausfall eines eingesetzten Dienstleisters gelten nicht automatisch als höhere Gewalt. Gesetzliche Minderungs-, Rückerstattungs- und Kündigungsrechte bleiben bestehen. Die betroffene Partei ergreift zumutbare Maßnahmen zur Schadensbegrenzung und Wiederaufnahme der Leistung. Für nicht bereitgestellte Leistungen wird die Vergütung nach den gesetzlichen Vorschriften angepasst; ein Leistungsausfall rechtfertigt nicht pauschal die Weiterberechnung voller Entgelte.

30. Elektronische Kommunikation

1. Vertragsbezogene Mitteilungen können elektronisch erfolgen.

2. Der Kunde ist verpflichtet, eine aktuelle geschäftliche E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

3. Änderungen der hinterlegten Kontaktdaten sind unverzüglich in KIES zu aktualisieren oder BKData mitzuteilen.

4. Mitteilungen können zusätzlich innerhalb von KIES bereitgestellt werden.

5. Rechtserhebliche Mitteilungen wie Kündigungsbestätigungen oder Änderungsangebote werden an die mitgeteilte Kontaktadresse in Textform übermittelt. Die bloße Anzeige in einem nicht abgerufenen Konto begründet keine vertragliche Zugangsfiktion.

31. Anwendbares Recht

1. Für sämtliche Vertragsbeziehungen zwischen BKData und dem Kunden gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

2. Das UN-Kaufrecht findet keine Anwendung.

32. Gerichtsstand

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen einer Gerichtsstandsvereinbarung erfüllt sind, ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von BKData in Rheine. Zwingende Zuständigkeitsregeln bleiben unberührt. Für andere Kunden gelten die gesetzlichen Gerichtsstände. Die Unternehmereigenschaft allein wird nicht mit der Kaufmannseigenschaft gleichgesetzt.

33. Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen individueller Vereinbarungen sollen aus Nachweisgründen mindestens in Textform erfolgen, soweit keine strengere gesetzliche Form vorgeschrieben ist.

2. Individuelle Abreden der Vertragsparteien haben unabhängig davon Vorrang.

3. Sollte eine einzelne Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt.

4. Anstelle einer unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.